Psycholog-it — מדריך משולב

01 התחלת עבודה

כניסה ראשונה

בכניסה הראשונה תתבקשו לבחור שיטת התחברות. ההמלצה: Microsoft 365 — סנכרון אוטומטי ל-OneDrive, מעבר חלק בין מכשירים, וגיבוי בענן הפרטי שלכם.

1. בדף הבית — לוחצים התחלת ניסיון של 60 יום.
2. מתחברים לחשבון הענן הפרטי שלכם: Microsoft 365 (מומלץ) או Google Drive. החיבור נדרש לגיבוי וסנכרון מוצפנים — הנתונים מוצפנים במכשיר לפני כל סנכרון.
3. באשף הצפנה — מגדירים סיסמת הצפנה חזקה (לפחות 10 תווים, עם מד חוזק 4 דרגות).
4. מאשרים את תנאי השימוש ואת מדיניות הפרטיות (תיבת סימון יחידה).
5. אופציונלי אך מומלץ: יוצרים קוד שחזור — רצף מילים שיציל אתכם אם תשכחו את הסיסמה.

שתי שיטות התחברות

חיבור לחשבון ענן פרטי נדרש לשימוש באפליקציה — הוא מבטיח גיבוי מוצפן של הרשומה הקלינית שלכם מחוץ למכשיר. בכל המקרים הנתונים מוצפנים במכשיר לפני כל סנכרון, ורק טקסט מוצפן נשמר בענן.

השלבים הראשונים שכדאי לעשות

1. מוסיפים מטופל ראשון (פרק 3).
2. קובעים תור ראשון (פרק 4).
3. בונים תבנית ניסוח אחת — חוסכת זמן בכל פגישה (פרק 5).
4. שומרים חתימה דיגיטלית כברירת מחדל — חתימה מהירה בלחיצה אחת.
5. פותחים ⚙️ הגדרות ומכוונים משך פגישה, שיעור מע"מ ברירת מחדל, ופרטי לוגו וחתימה אישית להדפסת PDF (פרק 12).
6. מייצרים קוד שחזור ושומרים על נייר במקום מאובטח (פרק 13).

02 לוח הבקרה

הדף הראשון שאתם רואים אחרי הכניסה. תמונה כללית של היום: כמה תורים יש, מה צריך לעשות, מה ההכנסות החודש, ומה מצפה בקרוב.

הכרטיסים בלוח הבקרה

• סטטיסטיקות עליונות (4 כרטיסים) — סה"כ מטופלים, תורים היום, פגישות השבוע, אי-הופעות בחודש האחרון.
• 📅 תורים להיום — רשימת היום. לחיצה על שורה פותחת חלון «פעולות לפגישה» (רשומה קלינית, עריכה, שליחת WhatsApp, ביטול).
• 🕐 תורים קרובים — 5 התורים הבאים אחרי היום. כפתור 📱 WhatsApp ליד כל אחד.
• 🔔 לטפל היום — רשימת המשימות שלכם: רשומות לא חתומות, תקבולים ממתינים (עם דירוג גיל), אי-הופעות לטיפול, ימי הולדת ואירועים (פעם בשנה לכל מטופל). ריק = סיימתם להיום.
• ⚡ פעולות מהירות (6 כפתורים) — קביעת תור, מטופל חדש, מטופלים, גיבוי, יומן רופא, ייצוא רשומה.
• 📖 סיכום תקבולים חודשי — סך התקבולים החודש לפי סטטוס תשלום, עם השוואה לחודש שעבר.
• יומן תורים מקופל — תצוגת שבוע/רשימה מתוך לוח הבקרה ללא מעבר לעמוד נפרד.

🔔 לטפל היום — איך זה עובד

המערכת מזהה אוטומטית פריטים שדורשים תשומת לב ומציגה אותם בכרטיס "לטפל היום". הפריטים נעלמים אוטומטית אחרי הטיפול:

• רשומות לא חתומות — פגישות שהתקיימו, יש להן רשומה, אבל היא עדיין טיוטה.
• תקבולים ממתינים — סטטוס "ממתין לתשלום" או "תשלום חלקי". דירוג גיל: ענברי עד 30 יום, כתום 31-60, אדום מעל 60.
• אי-הופעות לטיפול — חלון בחירה: 📱 WhatsApp או 👤 פתיחת תיק המטופל.
• ימי הולדת / שנה לתחילת טיפול — תזכורות חד-פעמיות לשנה. אפשר לדחות / לסגור ידנית.

03 ניהול מטופלים

הוספת מטופל חדש

1. לוחצים 👤 מטופל חדש (בסרגל העליון, בלוח הבקרה, או בדף "מטופלים").
2. ממלאים שם פרטי + שם משפחה (חובה). שאר השדות אופציונליים: ת.ז., תאריך לידה, טלפון, אימייל, מגדר. שדות זהות נוספים זמינים בבלוק "פרטים מורחבים" שמתחת לאנמנזה — ראו פירוט מיד בהמשך.
3. בוחרים תווית צבע — לזיהוי מהיר ביומן ובדוחות. מעבר ל-8 הצבעים הקבועים, ניתן ללחוץ על 🎨 צבע מותאם שפותח את בורר הצבעים של מערכת ההפעלה — שימושי כשיש 15+ מטופלים פעילים. הצבע פנימי בלבד ולא מופיע בייצוא יומן רופא.
4. אופציונלי: רושמים אנמנזה / הערות כלליות, ומקור הפניה.
5. לוחצים 💾 שמירה.

פרטים מורחבים (אופציונלי)

מתחת לאנמנזה בטופס הוספה / עריכת מטופל יש בלוק מתקפל 📋 פרטים מורחבים עם 15 שדות זהות נוספים אופציונליים. הם נועדו למקרים שבהם אתם מתעדים מטופלים שדורשים מידע מורחב — קטינים עם אפוטרופוס, חסויים עם ייפוי כוח, מטופלים במימון קופ"ח / משרד הביטחון, וכיו"ב. מטופלים קיימים נשארים בדיוק כפי שהם עד שתפתחו את הבלוק ותמלאו שדה. אם מילאתם ולו שדה אחד, הבלוק ייפתח אוטומטית בעריכת המטופל הבאה כדי שתוכלו לראות את המידע במבט אחד.

השדות מקובצים לשישה אזורים בטופס:

• משפחה ורקע — שם האב, שם האם, ארץ לידה, מצב משפחתי, מספר ילדים.
• כתובת — כתובת מלאה (שדה רב-שורתי).
• אנשי קשר לחירום — שם איש קשר, טלפון איש קשר.
• אפוטרופוסות — שם האפוטרופוס, תעודת זהות של האפוטרופוס, מספר צו המינוי.
• ייפוי כוח ותמיכה בקבלת החלטות — שם מיופה הכוח, טלפון מיופה הכוח, שם תומך החלטות.
• מקור מימון — קופ"ח / משרד הביטחון / פרטי / אחר.

תיק המטופל

קליק על שם מטופל מהרשימה פותח את "תיק המטופל" — כל הפגישות לפי תאריך, אבחנות, יעדי טיפול, קבצים, וגישה לפעולות ייצוא.

אם מולאו שדות בבלוק "פרטים מורחבים" של המטופל, יופיע בעמודה הימנית כרטיס 📋 פרטים מורחבים עם השדות שמולאו בלבד (שדות ריקים מוסתרים אוטומטית).

כרטיס אבחנות ויעדי טיפול

מעל רשימת הפגישות מופיע כרטיס דחוס עם שתי שורות:

• 🧠 אבחנות — צ'יפים אופקיים של אבחנות מהרשומה הקלינית האחרונה. ניתן ל-hover כדי לראות את המערכת (DSM-5-TR / ICD-11 / אחר), הסטטוס (פעילה / בהפוגה / בעבר), ואת ההערות.
• 🎯 יעדי טיפול — צ'יפים אופקיים של יעדי הטיפול מהרשומה האחרונה. הסטטוסים: פעיל / הושג / הופסק.

הכרטיס מוסתר לחלוטין אם אין נתונים — אין כותרת ריקה. הנתונים מתעדכנים אוטומטית עם כל רשומה חתומה חדשה.

סינון פגישות בתיק המטופל

בכרטיס "📋 פגישות" יש שורת ארבעה צ'יפים שמסננים את הרשימה:

• ✅ הושלמו — פגישות שהתקיימו. פעיל כברירת מחדל.
• 📅 עתידיות — פגישות מתוכננות. פעיל כברירת מחדל.
• ❌ בוטלו — פגישות שבוטלו. מוסתר כברירת מחדל.
• ⏳ לא הגיע — no-show. מוסתר כברירת מחדל.

הכותרת מציגה "📋 פגישות (N · M מוסתרות)" כשיש פגישות מסוננות. צ'יפים ללא פגישות מתאימות מופיעים מעומעמים ולא לחיצים. הסינון מתאפס במעבר למטופל אחר.

שני סוגי רשומה לכל פגישה

בכל כרטיס פגישה — שני כפתורים מובחנים: 📝 רשומה קלינית (טורקיז) ו-📓 רשומה אישית (סגול). הרשומה הקלינית היא התיק הרשמי שמיוצא ב-PDF / יומן רופא; הרשומה האישית לעולם לא מיוצאת — היא לרשימות פנימיות שלכם בלבד (פרטים נוספים בפרק 5).

סטטוס וארכיון

מטופל יכול להיות פעיל או לא פעיל. הארכיון לא מוחק את המידע — הוא רק מסתיר אותו מהרשימה הראשית. בכל רגע ניתן ללחוץ 📦 הצג ארכיון בראש דף "מטופלים".

חשוב: כשמעבירים מטופל לארכיון, פגישות עתידיות מתוכננות שלו מבוטלות אוטומטית עם סיבה "המטופל הועבר לארכיון". פגישות שכבר התקיימו אינן מושפעות. בחלון האישור תראו את מספר הפגישות שייבוטלו לפני האישור הסופי. שחזור המטופל מהארכיון לא מחזיר אוטומטית את הפגישות שבוטלו — אם תרצו להמשיך טיפול, תקבעו פגישות חדשות.

מחיקה דיאגנוסטית של פגישה עתידית

בכרטיס פגישות בתיק המטופל, ליד תור עתידי שעדיין לא קיבל רשומה קלינית, יופיע כפתור 🗑️. זוהי "מחיקה דיאגנוסטית" — לתורים שנקבעו בטעות. מותרת רק כשהתור עומד ב-3 תנאים: עתידי, בסטטוס "מתוכנן", וללא רשומה קלינית קשורה. אם התור הוא חלק מסדרה חוזרת, ייפתח חלון בחירה (רק זה / מכאן והלאה / כל הסדרה).

לתורים שכבר התקיימו, לבוטלו, או עם רשומה — המחיקה הדיאגנוסטית לא זמינה. במקום זאת — בטלו את התור עם סיבה.

04 יומן תורים

קביעת תור

1. לוחצים 📅 תור חדש בסרגל העליון, או על משבצת ריקה ביומן.
2. בוחרים מטופל, סוג פגישה (טיפול / פגישה ראשונה / מעקב / שיחת טלפון / הערכה / התייעצות / אחר).
3. קובעים תאריך, שעה ומשך — ברירת המחדל 50 דקות (ניתן לשנות ב-⚙️ הגדרות).
4. אופציונלי: מסמנים 🔁 קביעת פגישות שבועיות חוזרות ובוחרים כמה שבועות.
5. לוחצים 💾 שמירה.

תצוגות יומן

• חודש — מבט כללי. כל יום מציג עד 7 פגישות; ימים עמוסים מציגים "+N עוד" שפותח חלון יום מלא.
• שבוע — תצוגה שעתית של השבוע. ניתן לגרור פגישות לשעה / יום אחר. אחרי כל גרירה מופיעה הודעה ↩️ בטל ל-6 שניות.
• ✡ חגים — מציג/מסתיר חגי ישראל.
• ❌ ביטולים — מציג/מסתיר פגישות מבוטלות.

פעולות על פגישה

לחיצה על פגישה ביומן פותחת חלון פעולות לפגישה עם ארבע אפשרויות:

• 📋 רשומה קלינית — צפייה או כתיבה של רשומת הפגישה.
• ✏️ עריכת תור — שינוי שעה, סוג, משך, סטטוס או הערות.
• 📱 שלח WhatsApp — בחירת תבנית הודעה (5 תבניות, פרק 10).
• ❌ ביטול תור — ביטול עם תיעוד סיבה (התור לא נמחק מההיסטוריה).

פגישות חוזרות — היקף הפעולה

כשמבטלים, עורכים או מוחקים תור שהוא חלק מסידרת פגישות חוזרות (סימן 🔁), נפתח חלון בחירת היקף:

• רק הפגישה הזו — מבצע את הפעולה על התור הספציפי בלבד.
• מהפגישה הזו והלאה — מהתור הזה וכל הפגישות העתידיות בסידרה. פגישות שכבר התקיימו אינן נוגעות.
• כל הסידרה — כל הפגישות הזכאיות בסידרה.

ביטול לעומת מחיקה דיאגנוסטית

05 רשומות קליניות

פתיחת רשומה

קליק על תור בכל מקום (יומן, לוח בקרה, תיק מטופל) פותח את חלון פעולות לפגישה; ממנו לוחצים 📋 רשומה קלינית. אם אין רשומה — נפתח טופס ריק. אם יש — היא נטענת לעריכה.

סרגל הפעולות בעורך הרשומה

הסרגל העליון בעורך הרשומה דחוס לשלושה כפתורים + תפריט "עוד":

• 📋 פגישות קודמות — פאנל צד עם הרשומות הקודמות של אותו מטופל. לחיצה על קטע מעתיקה אותו לרשומה הנוכחית.
• 📄 תבניות ניסוח — פאנל צד עם התבניות שלכם (אינטייק, טיפול שוטף, סיכום...). לחיצה ממלאת את השדות.
• ⋮ עוד — תפריט נוסף עם חמש פעולות פחות-תכופות:
  • ✏️ עריכת תור — שינוי שעה, סוג, משך, סטטוס.
  • 📄 PDF — הפקת PDF של הרשומה הנוכחית.
  • ❌ ביטול תור — ביטול עם סיבה.
  • 🎙️ הקלטה — פותח את סרגל הקלטת הפגישה (פרק 6).
  • 📜 היסטוריית תיקונים — מופיע רק כשיש גרסאות קודמות לרשומה.

שני סגנונות תיעוד

החלפת סגנון נעשית בכפתורים 📋 מפורט / 📝 פשוט בראש הרשומה. המערכת זוכרת את הבחירה האחרונה של כל מטופל וטוענת אותה אוטומטית בפגישה הבאה.

🧠 אבחנות מובנות (DSM-5-TR / ICD-11)

בכל רשומה אפשר לתעד אבחנות מובנות. השדה תומך באוטו-השלמה משני קטלוגים בינלאומיים שטעונים מראש במערכת (916 אבחנות DSM-5-TR + 858 אבחנות ICD-11 פרק 6).

1. לוחצים + הוסף אבחנה בקטע "🧠 אבחנות מובנות".
2. בוחרים את המערכת: DSM-5-TR / ICD-11 / אחר.
3. מתחילים להקליד קוד או כותרת — תפריט הצעות נפתח. אפשר לבחור עם העכבר או עם החיצים + Enter.
4. אופציונלי: בוחרים סטטוס (פעילה / בהפוגה / בעבר) והערות.
5. שומרים את הרשומה — האבחנה נכנסת לשדה note.diagnoses[] ומופיעה גם בכרטיס המטופל.

🎯 יעדי טיפול

לצד אבחנות — שדה מובנה לתיעוד יעדי טיפול ארוכי-טווח. כל יעד הוא: כותרת + סטטוס (פעיל / הושג / הופסק) + הערות.

1. לוחצים + הוסף יעד בקטע "🎯 יעדי טיפול".
2. מזינים כותרת (חובה) — ניסוח קצר ופעיל ("הפחתת חרדה חברתית", "שיפור איכות שינה").
3. בוחרים סטטוס וכותבים הערות אם רוצים.
4. היעדים עוברים בירושה לרשומה הבאה, כמו אבחנות — אפשר לעדכן סטטוס בכל פגישה.

תבניות ניסוח

אם אתם כותבים שוב ושוב פתיחים דומים — בנו תבנית פעם אחת והחילו בלחיצה.

1. בתוך רשומה, לוחצים 📄 תבניות ניסוח.
2. לוחצים + תבנית חדשה, נותנים שם (למשל "אינטייק"), וממלאים את השדות.
3. שומרים. בפעם הבאה — קליק על שם התבנית ממלא את הרשומה.

חתימה דיגיטלית

רשומה לא חתומה היא טיוטה. חתימה הופכת אותה לרשומה רפואית רשמית עם חותמת זמן, שם המטפל ומספר רישיון.

• פעם אחת: חותמים על העכבר/אצבע ולוחצים 💾 שמור כברירת מחדל.
• אחר כך: ⚡ חתימה מהירה חותמת על כל רשומה חדשה בלחיצה אחת.
• אופציונלי: ניתן להעלות תמונת חתימה במקום לצייר.

שמירה אוטומטית

המערכת שומרת את העריכות שלכם אוטומטית כל כמה שניות. תראו את הסטטוס (נשמר / שומר…) ליד הכותרת. אם הסשן ננעל באמצע (אחרי 15 דקות חוסר פעילות) — הטיוטה תחכה לכם בכניסה הבאה.

רשומה אישית (פרטית)

לצד הרשומה הקלינית קיימת 📓 רשומה אישית — מקום למחשבות, תחושות, התרשמויות שלכם שלא שייכות לתיק הקליני.

06 הכתבה והקלטה קולית

שני מצבים נפרדים: הכתבה (תוצרת — טקסט בשדה) והקלטה (תוצרת — קובץ אודיו).

הכתבה לשדה — פר-שדה ברשומה

כפתור מיקרופון 🎙️ קטן ליד כל שדה ברשומה הקלינית. נתמך בעברית מלאה ב-Chrome, Edge ו-Safari. ההכתבה משתמשת ב-Web Speech API של הדפדפן.

1. בפעם הראשונה — מאשרים הסכמה חד-פעמית בחלון שמופיע.
2. בכל שדה: לוחצים על המיקרופון, מדברים, ולוחצים שוב כדי לעצור.
3. הטקסט מופיע בשדה — אפשר לערוך אותו לפני שמירה.

הקלטת פגישה מלאה

הגישה להקלטה היא דרך ⋮ עוד → 🎙️ הקלטה בעורך הרשומה. נפתח סרגל ההקלטה בראש הרשומה — מקליט את כל הפגישה כקובץ אודיו. שמירת הקובץ כקובץ מצורף לפגישה מאפשרת תמלול מאוחר או חזרה לנקודה ספציפית.

1. בעורך הרשומה — לוחצים ⋮ עוד → 🎙️ הקלטה. סרגל ההקלטה נפתח.
2. לוחצים התחל הקלטה. הסרגל נשאר פתוח כל זמן ההקלטה (לא ניתן לקפל).
3. בסיום — לוחצים עצור. קובץ האודיו נשמר.

ניתן לכבות את ההכתבה הקולית לחלוטין מ-⚙️ הגדרות → 🎙️ הכתבה קולית. כש-feature כבוי — גם הכפתורים לכל-שדה וגם פריט "🎙️ הקלטה" בתפריט "⋮ עוד" מוסתרים.

07 תמונת מצב — תובנות ודוחות

בסרגל הצד, 📊 תמונת מצב פותח בהקלקה תפריט-משנה עם שתי גישות לאותה תמונה של הקליניקה — סקירה מהירה לעין, או דוחות מפורטים לעבודה ולציות:

📊 תובנות — 9 ווידג'טים

מסך מסכם עם כפתורי טווח (חודש / 3 חודשים / שנה / כל הזמן / טווח מותאם). שני בלוקים:

• קליני (4): ממוצע פגישות למטופל · אחוז no-show · מטופלים פעילים מובילים · עקומת retention.
• חשבונאי / פיננסי (5): הכנסה בפועל (שולם) · הכנסה צפויה — ממתינה לתשלום · חלוקת סטטוסי תקבול · רשימת תקבולים פתוחים לפי גיל החוב · גרף הכנסות 12 חודשים.

📑 דוחות — 4 קטגוריות, 17 דוחות

הקטגוריות וצבעי הסימון שלהן (אותו צבע מופיע על הכרטיס בלובי, באנר בקטגוריה ובכותרת הדוח):

הדוחות לפי קטגוריה — מה כל אחד עונה עליו

🧠 קליניים (6 דוחות)

📈 תפעוליים (4 דוחות)

🧾 מעקב תקבולים (2 דוחות)

📁 רשומות הקליניקה (5 דוחות)

פעולות סטנדרטיות בכל דוח

• בראש הדוח — מסנן טווח תאריכים. ברירות מחדל סבירות לכל דוח (חודש / שנה / כל הזמן).
• כפתור 📊 Excel — ייצוא תוכן הדוח לקובץ Excel.
• כפתור 🖨 הדפסה / שמירה ל-PDF — דרך תיבת ההדפסה של הדפדפן.
• בתחתית כל דוח — הערת סודיות: הדוח כולל מידע מזהה של מטופלים. ודאו ערוץ הפצה מאובטח לפני שיתוף.

08 יומן רופא ותקבולים

חוק הרופאים (ופקודת הרופאים) מחייב פסיכולוג עצמאי לנהל יומן רופא — תיעוד מסודר של כל תקבול. Psycholog-it מטפל בזה כחלק מהרשומה הקלינית — אין מסך נפרד לרישום תקבולים.

השדות בקטע "📖 רישום תקבול ביומן רופא"

חתימת התקבול — המקבילה החוקית לחתימה בעט

אחרי מילוי השדות — לוחצים 🖊️ אשר את התקבול וחתום. חתימה זו היא חתימה משפטית שמקבילה לחתימה בעט בפנקס כרוך, בהתאם לתוספת ו' להוראות לניהול פנקסי חשבונות. אחרי החתימה — שדות התקבול ננעלים מעריכה.

ליד התקבול החתום יופיעו פרטי החותם (שם, רישיון, חותמת זמן) ושני כפתורים:

• 🔓 ביטול חתימה לעריכה — מחזיר את הרישום למצב טיוטה לעריכה (דורש סיבה; פעולה מתועדת ביומן הביקורת).
• 💸 זיכוי קבלה — לזיכוי תקבול ששולם (ראו להלן).

זיכוי קבלה (זיכוי שולם)

כשצריך להחזיר תקבול ששולם — הזיכוי נרשם כאירוע נוסף ביומן הרופא בתאריך הזיכוי. הקבלה המקורית נשמרת כפי שהיא; הסטטוס שלה משתנה ל"זוכה" כסימן שיש זיכוי מקושר.

1. פותחים את הרשומה הקלינית של הפגישה.
2. בקטע "📖 רישום תקבול ביומן רופא" → אזור חתימת התקבול → לוחצים 💸 זיכוי קבלה. הכפתור זמין רק אם: סטטוס = שולם, מספר קבלה מוגדר, ולא בוצע זיכוי קודם.
3. מזינים תאריך זיכוי (ברירת מחדל: היום) וסיבת זיכוי (חובה — לפחות 3 תווים, יישמר ביומן הביקורת ויוצג ביומן רופא).
4. אישור. הסטטוס משתנה ל-זוכה. הקבלה המקורית נשארת על שורתה ביומן הרופא בסכום המלא, ומסומנת "↩ זוכה ב-<תאריך>"; סיכום התקופה ביומן מציג את סך הזיכויים ואת הנטו לאחר זיכויים. (אין מספר קבלה חדש ואין שורה שלילית נפרדת — זו אינה חשבונית זיכוי רשמית.)

הנפקת יומן רופא לרגולציה

ייצוא בפורמט התואם לדרישות החוק:

1. שתי גישות לאותו חלון:
   • לוח הבקרה → ⚡ פעולות מהירות → 📋 יומן רופא
   • 📊 תמונת מצב → 📑 דוחות → 📁 רשומות הקליניקה → 📔 יומן רופא → 📋 הנפקת יומן רופא
2. בוחרים טווח תאריכים (חודש, רבעון, שנה, או טווח מותאם). ניתן להשאיר ריק לכל התקופה.
3. לוחצים 📥 ייצוא. מתקבל קובץ Excel.

09 ספריית מסמכים ושליחה למטופלים

אם אתם שולחים שאלונים, טפסי הסכמה (ICFs), חוזי טיפול או טפסים אחרים למטופלים — אפשר לנהל אותם בספרייה פנימית של תבניות ולשלוח במקום אחד דרך WhatsApp או אימייל. זה לא תחליף לפלטפורמת חתימה דיגיטלית מלאה, אבל הוא חוסך את החיפוש בקבצים בכל פעם.

איפה זה נמצא

• ניהול הספריה: ⚙️ הגדרות → 📚 ספריית מסמכים → 📚 פתיחת ספריית מסמכים.
• שליחה למטופל: בתיק המטופל, בכרטיס 📤 שליחת מסמכים, או בכפתור 📨 שלח מסמך שבכרטיס הקבצים המצורפים.

תגיות (לא תיקיות)

ארגון הספריה הוא בתגיות. ההבדל חשוב: מסמך אחד יכול להיות בכמה תגיות בו זמנית. לדוגמה, שאלון YBOCS יכול להיות מסומן ב"שאלוני OCD" וגם ב"כלי הערכה" וגם ב"מבוגרים" — וכשתסננו לפי "OCD" או לפי "הערכה", השאלון יופיע בשתי התצוגות. ניהול התגיות: 🏷️ ניהול תגיות.

גרירה ושחרור (Drag-and-drop)

במחשב — ניתן לגרור שורת מסמך אל תגית בסרגל הסינון, וזה יוסיף את התגית למסמך (לעולם לא יזיז ממנה — תגיות הן לא תיקיות). להסיר תגית — דרך כפתור העריכה ✏️. בנייד, הגרירה כבויה ועריכת תגיות תמיד עוברת דרך כפתור העריכה.

שליחה למטופל

כשתלחצו 📨 שלח מסמך בתיק מטופל, ייפתח חלון לבחירת מסמך, ערוץ שליחה (WhatsApp / אימייל), והנמען (יגיע אוטומטית מפרטי המטופל).

• בנייד: חלון השיתוף של מערכת ההפעלה ייפתח. תוכלו לבחור WhatsApp / Gmail / Mail וכו'. הקובץ יוצמד אוטומטית.
• במחשב: הקובץ יורד למחשב; WhatsApp Web או אפליקציית המייל יפתחו עם ההודעה מוכנה. גוררים את הקובץ שהורד לחלון.

תבנית הודעת ברירת מחדל

ב-⚙️ הגדרות → 📚 ספריית מסמכים → ✏️ עריכת הודעת ברירת מחדל ניתן להגדיר את הטקסט. תחליפים נתמכים: {{patient_first_name}}, {{document_name}}, {{therapist_name}}.

החזרת מסמך חתום

כשהמטופל מחזיר את המסמך החתום (תמונה / סריקה דרך WhatsApp או מייל), העלו אותו ידנית לכרטיס 📎 קבצים מצורפים של המטופל. כך הוא מקבל את אותה רמת הצפנה כמו שאר הקבצים בתיק, ונכלל בייצוא ה-PDF של תיק המטופל. הספריה היא חד-כיוונית: שולחת תבניות החוצה, לא מקבלת חזרה אוטומטית.

פרטיות והבנת המגבלות

WhatsApp ואימייל אינם ערוצים מוסדרים-רפואית. הם בסדר לתבניות ריקות (אין מידע על המטופל בתבנית ריקה), אבל אינם המקום להעביר רשומות קליניות. השליחה דרך המערכת לא משנה את זה — ההגנה היחידה היא להישאר עם תבניות ריקות בלבד.

10 הודעות WhatsApp

Psycholog-it מציע 5 תבניות הודעה מוכנות ל-WhatsApp. הכפתור מופיע במספר מקומות לגישה מהירה. ההודעה תמיד נשלחת ידנית — Psycholog-it פותח את WhatsApp עם הטקסט מלא, ואתם בודקים ושולחים.

5 התבניות

איפה הכפתור מופיע

• ביומן — ליד כל פגישה עם מטופל שיש לו טלפון.
• בלוח הבקרה — בכרטיס "🕐 תורים קרובים" (ליד כל פגישה) ובפעולות "🔔 לטפל היום" עבור אי-הופעות.
• בתיק המטופל — בכרטיס פרטי המטופל, ליד שדה הטלפון.
• בחלון "פעולות לפגישה" — בין "עריכת תור" ל"ביטול תור".

למטופל אין טלפון? הוספה מהירה

אם המטופל בלי טלפון רשום — לחיצה על 📱 WhatsApp פותחת חלון קצר להוספת מספר. אחרי שמירה, ההודעה ממשיכה אוטומטית לבחירת תבנית.

פרטיות ב-WhatsApp

השליחה נעשית דרך wa.me (WhatsApp Click-to-Chat): המספר מוטמע בכתובת URL, הטקסט מוטמע כפרמטר. אין רשימת מטופלים שנשלחת למישהו — כל הקשר הוא בין המכשיר שלכם ל-WhatsApp.

11 ייצוא, גיבוי וייבוא

כל הייצואים נמצאים תחת 🛠️ כלים מתקדמים → 📦 ייצוא וייבוא נתונים, או בכפתורים המהירים בלוח הבקרה.

סוגי הייצוא

גיבויים — איך זה עובד

הכל אוטומטי. כל שינוי מסונכרן מיד לענן הפרטי שלכם (OneDrive או Google Drive). בנוסף, המערכת שומרת תמונת מצב יומית בתיקיית ClinicApp/archive בענן, ותמונת מצב נוספת לפני כל עדכון של האפליקציה. במקרה הצורך — קובץ ה-JSON החיצוני הוא הדלת לשחזור מלא.

הפקת PDF

רוב הפעולות ליצוא PDF משתמשות בחלון ההדפסה של הדפדפן: לוחצים על הכפתור המתאים, ובחלון ההדפסה בוחרים "שמירה כ-PDF" כיעד.

• PDF של רשומה בודדת — 📄 PDF בעורך הרשומה.
• PDF של תיק מטופל — בתיק המטופל, פעולת ייצוא PDF.
• PDF מותאם — בייצוא מותאם אישית, בוחרים פורמט PDF וכמה מטופלים.

כל הפקות ה-PDF משתמשות בלוגו וחתימה (Letterhead) שמוגדרת ב-⚙️ הגדרות — פרטי המטפל, מספר רישיון, לוגו אופציונלי, ופרטי קשר. פרק 12.

ייבוא (שחזור)

בתפריט הייצוא, לוחצים ⬆️ ייבוא נתונים ובוחרים קובץ JSON. הנתונים הקיימים יוחלפו — לכן מומלץ לגבות לפני ייבוא. אם הקובץ מוצפן — תידרשו להזין את הסיסמה שבה הוצפן.

12 הגדרות והתאמה אישית

סרגל הצד → ⚙️ הגדרות. מקובץ הגדרות אחד לכל ההתאמות האישיות.

הגדרות מקצועיות

• שם המטפל ומספר רישיון — מופיעים בחתימה הדיגיטלית, בייצוא יומן רופא, ובכותרת ה-PDF.
• משך פגישה ברירת מחדל — לרוב 50 דקות. ישפיע על קביעת תורים חדשים.
• שיעור מע"מ ברירת מחדל — 18% / 17% / 0% / מותאם. ישפיע על הזנת תקבולים חדשים.

לוגו וחתימה אישית ל-PDF (Letterhead)

ההגדרה משפיעה על כל ה-PDF שמופקים מהמערכת (רשומה, תיק, יומן רופא, ייצוא מותאם). בלי לוגו וחתימה — משתמשים בלוגו וחתימה הגנרית של Psycholog-it.

• לוגו — תמונה בגודל עד 500KB (PNG / JPG). מופיעה בראש כל PDF.
• שורת כותרת — שם המרפאה / קליניקה ("ד"ר ישראלה ישראלי, פסיכולוגית קלינית").
• פרטי קשר — טלפון, אימייל, כתובת. עד 3 שורות.
• כתב ויתור / תוספת רגולטורית — טקסט חופשי שמופיע בתחתית ה-PDF.

הכתבה והקלטה קולית

• הפעלת / כיבוי הכתבה קולית — מסתיר את כל כפתורי 🎙️ כשכבוי. ברירת מחדל: מופעל.

הסבר מלא: פרק 6.

ספריית מסמכים

• 📚 פתיחת ספריית מסמכים — מעבר לעורך הספריה.
• ✏️ עריכת הודעת ברירת מחדל — הטקסט הנשלח עם כל מסמך (פרק 9).

שמירת חיבור בנייד אחרי יציאה (אופציונלי)

בנייד, לחיצה בטעות על "חזרה" / Back מוציאה אתכם מהאפליקציה — וחזרה דורשת הזנת סיסמה. ההגדרה 📱 שמירת חיבור בנייד אחרי יציאה מאפשרת לחזור תוך 15 דקות ללא סיסמה.

התקנת האפליקציה (PWA)

• 📲 פתח מדריך התקנה — הוראות מותאמות לדפדפן / מערכת הפעלה. ראו פרק 15.

13 אבטחה והצפנה

איך ההצפנה עובדת — Zero-Knowledge

הנתונים שלכם מוצפנים במכשיר שלכם לפני שמירה — בשיטת AES-GCM 256-bit. המפתח נגזר מסיסמת ההצפנה ב-PBKDF2 עם 600,000 איטרציות. הקובץ שנשמר ב-OneDrive או Google Drive הוא קובץ מוצפן בלבד — ספק הענן עצמו לא יכול לקרוא את התוכן. גם אנחנו לא יכולים.

זוהי שיטת Zero-Knowledge: אין שום נקודה במערכת שבה הנתונים נחשפים לצד שלישי בצורתם הגולמית. הסיסמה לא יוצאת מהמכשיר.

נעילה אוטומטית

אחרי 15 דקות של חוסר פעילות, המערכת נועלת את עצמה ודורשת סיסמת הצפנה מחדש. דרישת תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), 2017.

כניסה מהירה (ביומטרית)

אם המכשיר תומך (Windows Hello / טביעת אצבע / זיהוי פנים), אפשר להפעיל כניסה מהירה ב-🛠️ כלים מתקדמים → 👆 כניסה מהירה (ביומטרית) — פתיחת המאגר בזיהוי ביומטרי במקום הקלדת סיסמה. ההגדרה נשמרת במכשיר זה בלבד ואינה מסונכרנת. זוהי שכבת נוחות שאינה מחליפה את סיסמת ההצפנה — הסיסמה תמיד נותרת דרך הכניסה הראשית ונדרשת בכל מקרה שבו הזיהוי הביומטרי אינו זמין.

סיסמת הצפנה

• אורך מינימלי: 10 תווים.
• מד חוזק: 4 דרגות — חלשה / בינונית / חזקה / חזקה מאוד.

שינוי סיסמת הצפנה

1. פותחים 🛠️ כלים מתקדמים בסרגל הצד.
2. לוחצים 🔑 שינוי סיסמת הצפנה.
3. מזינים את הסיסמה הישנה ואת החדשה פעמיים.
4. הנתונים מוצפנים מחדש עם הסיסמה החדשה (לוקח כמה שניות).

קוד שחזור — רשת ביטחון לסיסמה שכוחה

קוד שחזור הוא רצף של מילים שמאפשר לפתוח את הנתונים גם אם שכחתם את סיסמת ההצפנה. תוסיף — לא תחליף. הסיסמה ממשיכה לעבוד; הקוד הוא רק במקרה חירום.

1. פותחים 🛠️ כלים מתקדמים → 🆘 ניהול קוד שחזור.
2. יוצרים קוד חדש ומקבלים רצף מילים.
3. רושמים על נייר, לא במחשב.
4. שומרים את הנייר במקום פיזי בטוח (כספת, מגירה נעולה).

גבולות ה-Zero-Knowledge

מה מוצפן: כל המטופלים, הפגישות, הרשומות, התקבולים, הקבצים, הרשומות האישיות, ההגדרות, ויומן הביקורת.

מה לא מוצפן (אבל גם לא יוצא מהמכשיר): לוגו וחתימה לפני שמירה ב-PDF, התצוגה במסך, ההכתבה הקולית בזמן שהיא מתבצעת (עוברת דרך שירות הדפדפן ולא נשמרת אצלנו).

יומן ביקורת — שרשרת חתומה

כל פעולה במערכת מתועדת ביומן ביקורת בלתי-ניתן-לשינוי. כל רשומה ביומן כוללת חתימה גיבוב (hash) של הרשומה הקודמת — שינוי רטרואקטיבי של רשומה ישנה ישבור את השרשרת ויזוהה אוטומטית.

גישה: 🛠️ כלים מתקדמים → 📜 יומן ביקורת. ניתן לסנן לפי משתמש, סוג פעולה, תאריך, או סוג ישות, ולייצא ל-CSV/JSON.

14 כלים מתקדמים

בכפתור 🛠️ כלים מתקדמים בתחתית סרגל הצד יש ארבעה כלים שמשתמשים בהם רק מדי פעם.

15 התקנה כאפליקציה

ניתן להתקין את Psycholog-it כאפליקציה ייעודית במחשב, בטאבלט או בטלפון — עם אייקון משלה, חלון נקי ללא שורת כתובת, ושמירת נתונים יציבה.

שלוש דרכים לפתוח את חלון ההתקנה

• מהסרגל הצדדי — לוחצים על 📲 התקנה כאפליקציה (מתחת ל-"ℹ️ אודות"). הפריט מוסתר אוטומטית כשהאפליקציה כבר רצה במצב PWA.
• הצעה אוטומטית בנייד — בכניסה ראשונה בטלפון או טאבלט, כ-5 שניות אחרי שלוח הבקרה נטען, יוצג חלון קצר עם שלושה כפתורים: התקן עכשיו, לא עכשיו (דחייה ל-14 ימים), או אל תציג שוב. אם סגרתם את ההצעה בעבר, אפשר לפתוח אותה שוב מהסרגל הצדדי או מההגדרות.
• מההגדרות — ⚙️ הגדרות ← 📲 פתח מדריך התקנה. המסלול הקלאסי — עובד תמיד, גם כשהפריטים האחרים מוסתרים.

כל שלוש הדרכים פותחות את אותו חלון מדריך התקנה, עם הוראות לפי הדפדפן ומערכת ההפעלה שלכם. באנדרואיד עם Chrome, התקן עכשיו עשוי לקפוץ ישירות לחלון ההתקנה המקורי של המערכת במקום למדריך — זה תקין.

אופליין: לאחר התקנה, האפליקציה תעבוד גם בלי אינטרנט. כשתחזרו לחיבור — הסנכרון יחזור אוטומטית.

בנייד

במסכים צרים (פחות מ-720 פיקסלים — טלפונים ורוב הטאבלטים במצב פורטרט) הסרגל העליון מוצג בגרסה מצומצמת: כפתור התפריט ☰, כותרת הדף, וכפתור הניסיון רכישת רישוי ← אם רלוונטי. הכפתורים 📅 תור חדש, 👤 מטופל חדש ו-🚪 התנתקות מוסתרים מהסרגל העליון כדי לא להציף את המסך — כולם זמינים במקומות אחרים: שני הראשונים בכרטיסי ⚡ פעולות מהירות בלוח הבקרה, וההתנתקות בתחתית הסרגל הצדדי (פותחים עם ☰).

16 תקופת ניסיון ורישוי

60 ימי ניסיון מלאים

כל התכונות פתוחות, ללא הגבלת מטופלים. בסרגל העליון יוצג כפתור רכישת רישוי ← שמראה כמה ימים נותרו לניסיון (במסך רחב: "נותרו N ימים — רכישת רישוי ←"; בנייד צר: "רכישת רישוי ←" בלבד). לחיצה על הכפתור פותחת את חלון הרישוי.

אחרי 60 יום

המערכת עוברת למצב צפייה בלבד: ניתן לצפות בכל הנתונים, לייצא לאקסל ו-PDF, ולגבות — אך לא לערוך, להוסיף או למחוק. שום נתון לא נמחק.

רכישת מפתח רישוי

עלות: 400 ₪ + מע"מ לשנה — סך הכל 472 ₪. ללא חידוש אוטומטי.

לוחצים על כפתור רכישת רישוי ← בסרגל העליון (או על 🔑 רישוי בהגדרות) — חלון הרישוי נפתח עם שלושה טאבים של אמצעי תשלום, ללא ברירת מחדל. בוחרים תחילה את האמצעי המועדף, ואז ההוראות המתאימות מופיעות מתחת לטאבים. עד שלא נבחר אמצעי תשלום יוצג ההודעה "↑ בחרו אמצעי תשלום למעלה כדי להמשיך".

💙 Bit · 💚 PayBox (זהים בתפעול)

1. מעבירים 472 ₪ מאפליקציית Bit או PayBox למספר הטלפון המוצג בכרטיס המידע (054-4871669). יש כפתור 📋 העתקת מספר טלפון.
2. לוחצים 📋 העתקת ההודעה ושולחים את ההודעה המוכנה (מייל או WhatsApp) — היא מאשרת שביצעתם את ההעברה ומספקת את כתובת הדוא"ל שאליה יישלח המפתח.
3. מקבלים מפתח רישוי לאימייל ומדביקים אותו בשדה "הזנת מפתח רישוי" בחלון הרישוי.

🏦 העברה בנקאית

1. שולחים את ההודעה המוכנה (כפתור 📋 העתקת ההודעה + מייל או WhatsApp).
2. מקבלים פרטי העברה בנקאית במייל חוזר.
3. מבצעים את ההעברה בסכום 472 ₪ ושולחים אסמכתא.
4. מקבלים מפתח רישוי לאימייל ומדביקים אותו בשדה "הזנת מפתח רישוי".

החזר כספי

זכאות להחזר יחסי בתוך 14 יום מהרכישה (לפי תקנות הגנת הצרכן). פרטי הזכאות והבקשה — בעמוד תנאי השימוש.

החלטתם לא להמשיך אחרי הניסיון? תוכלו לייצא את כל הנתונים לאקסל ו-PDF — המידע נשאר שלכם.

17 רגולציה ועמידה בחוק — נספח

Psycholog-it תוכנן עם רגולציית הבריאות הישראלית כעמוד תווך. נספח זה מציג את הזיקה בין תכונות המערכת לבין החוקים והתקנות הרלוונטיים, וגם — מה המערכת לא מחליפה.

הרשומה הקלינית — חוק זכויות החולה, התשנ"ו-1996

הרשומה הקלינית במערכת היא חלק מהתיק הרפואי לצורך החוק. סעיף 17 מחייב פסיכולוג עצמאי לנהל רשומה רפואית לכל מטופל, ולשמור עליה במשך לפחות 7 שנים מסיום הטיפול.

• חתימה דיגיטלית — חתימת המטפל על רשומה בעלת חותמת זמן, שם, ומספר רישיון מהווה רשומה רפואית רשמית.
• תיקון רשומה חתומה — דורש תיעוד סיבת התיקון. הגרסה המקורית נשמרת לעולם. עומד בדרישת השמירה המלאה.
• ארכוב מטופל — לא מוחק נתונים, רק מסתיר מהרשימה הראשית. המידע נשמר.

יומן רופא — תוספת ו' להוראות לניהול פנקסי חשבונות (מס הכנסה)

פסיכולוג עצמאי שמקבל תקבולים מחויב לנהל יומן רופא — תיעוד מסודר של כל תקבול בפנקס כרוך או במערכת ממוחשבת שתואמת תוספת ו'.

• פורמט הייצוא — Excel בעמודות הנדרשות: תאריך, מטופל, סוג טיפול, סכום, מספר קבלה, אמצעי תשלום.
• חתימת תקבול — חתימה דיגיטלית עם חותמת זמן מהווה תחליף משפטי לחתימה בעט בפנקס כרוך (סעיף 3(א)(2) לתוספת ו').
• רציפות מספרי קבלות — דוח 🔢 רציפות קבלות מאתר פערים או כפילויות.
• זיכוי — אירוע נוסף ביומן בתאריך הזיכוי, ללא ביטול הרישום המקורי. הקבלה המקורית נשמרת כעדות; הזיכוי הוא רישום מתייחס.

הגנת הפרטיות — חוק הגנת הפרטיות + תקנות אבטחת מידע 2017

מאגר מידע רפואי שמחזיק פסיכולוג כפוף לחוק הגנת הפרטיות (1981) ולתקנות אבטחת מידע (2017). Psycholog-it מספק כלים לעמידה בדרישות:

• הצפנת AES-256 — עומד בדרישת "אמצעי הצפנה מתקדם" בתקנה 9(ה)(2).
• נעילה אוטומטית אחרי 15 דקות — עומד בדרישת ניתוק אוטומטי בתקנה 13(א)(4).
• יומן ביקורת חתום — עומד בדרישת תיעוד גישה בתקנה 13(ג).
• אתם בעלי מאגר המידע — Psycholog-it אינו בעל המאגר; אתם הם. אתם אחראיים על רישום המאגר ברשם מאגרי המידע, אם הוא חייב רישום.

מה Psycholog-it לא מחליף

18 שאלות נפוצות